Praxis Management für Ärzte – Die 10 besten Tipps für eine erfolgreiche Praxis
Für einen nachhaltigen Praxiserfolg ist ein modernes Praxismanagement von grundlegender Bedeutung. So lassen sich nicht nur Praxis Kosten reduzieren, sondern zugleich auch die Patient:innenzufriedenheit steigern. Gerade in Zeiten von Corona stehen Einzel- und Gemeinschaftspraxen und andere Gesundheitseinrichtungen vor erheblichen Herausforderungen. Mit Blick auf den Praxis Erfolg lohnt es sich, neue Wege zu gehen.
Es gibt unterschiedliche Gründe dafür, dass Patient:innen „abwandern“ oder sich nach anderen medizinischen Angeboten orientieren. Die Corona-Pandemie nimmt diesbezüglich jedoch einen besonderen Stellenwert ein. Ein Umdenken mit Blick auf das Praxismanagement kann dazu beitragen, dem Patient:innenrückgang und damit kurz-, mittel- und langfristigen Umsatzeinbußen entgegenzuwirken. Als Spezialist im Bereich Praxismanagement und Praxisoptimierung beraten wir Ärzt:innen und andere Gesundheitsdienstleister:innen und geben wertvolle Hilfestellung „von außen“.
Oft sind es Kleinigkeiten, die dazu beitragen, den Praxis Erfolg zu verbessern und die Mitarbeiter:innen- und Patient:innenzufriedenheit zu steigern. Frei nach dem Motto: „Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht“ ist es häufig den engen Strukturen im Praxisalltag geschuldet, dass bestimmte Dinge übersehen oder wichtige „Stellschrauben“ nicht bedient werden.
10 effiziente Tipps – die Basis für mehr Praxis Erfolg
Schnelle Terminvergabe – exakte Zeitfenster definieren
Eine schnelle Terminvergabe wirkt sich nachhaltig auf die Patient:innenzufriedenheit aus. Patient:innen, die nach der Terminvereinbarung zeitnah in die Praxis kommen bzw. sich behandeln lassen können, fühlen sich ernstgenommen und werden sicherlich eine Praxis Empfehlung aussprechen: „Ich bekomme dort immer schnell einen Termin. Solltest Du auch mal ausprobieren!“ Vor dem Hintergrund, präzise Zeitfenster zu definieren, ist eine Optimierung des Terminkalenders je nach Behandlungsart erforderlich. Durch gezielte Praxisdigitalisierung ist eine effektivere Planung und so auch die Behandlung einer größeren Patient:innenanzahl pro Tag möglich.
Delegieren – Verantwortung abgeben
Ärzt:innen bzw. Mediziner:innen im Allgemeinen sollten vor allem eines zum Ziel haben: den direkten Dialog und die bedarfsgerechte Behandlung mit ihren Patient:innen. Organisatorische Arbeiten sollten an die Mitarbeiter:innen übergeben oder einer externen Agentur überlassen werden. Um dieses Management so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, ist individuelle Praxisberatung unabdingbar.
Erfahrenen Profis vertrauen – Agenturen beauftragen
Je besser die Patient:innenzufriedenheit, desto eher wird eine Praxis Empfehlung oder eine gute Praxis Bewertung ausgesprochen. Dies wiederum wirkt sich auf die Anzahl der täglich zu behandelnden Patient:innen aus. Zeitraubende Arbeiten sollten durch entsprechend qualifizierte Mitarbeiter:innen oder Agenturen erledigt werden. So bleibt entscheidend mehr Zeit für die Arbeit mit den Patient:innen.
Kompetenz ist alles
Jeder und jede erfolgsorientierte Mediziner:in ist gut beraten, erstklassig geschultes, patient:innenorientiertes Personal einzustellen. Um ein maximales Engagement und eine hohe Motivation zu gewährleisten, ist es unabdingbar, die Mitarbeiter:innen regelmäßig zu fördern. Ein attraktives Weiterbildungs- und Förderungsprogramm verbessert das Know-how des Personals und wirkt sich darüber hinaus unmittelbar auf den Praxis Erfolg aus. Fakt ist, dass gutes Personal buchstäblich das Kapital eines Unternehmens ist. Externe Agenturen unterstützen Praxisbetreiber:innen gezielt bei der Suche und helfen auch bei der Einschulung oder bei der Deckung des Weiterbildungsbedarfs.
Problemfelder vermeiden
Ordinationen werden gegründet, übernommen oder laufen bereits mehrere Jahre ohne große Veränderung? Doch sind alle richtigen Maßnahmen umgesetzt, wurden potenzielle Probleme oder Ineffizienzen analysiert? Sind es die berühmten kleinen Details die möglicherweise große Auswirkungen haben? Für erfolgreiches Praxismanagement ist es unbedingt nötig regelmäßige Maßnahmen zu setzen. Die „externe Sicht“ sowie das entsprechende Knowhow von erfahrenen Spezialist:innen ist diesbezüglich „Gold wert“.
Go Digital – Die Praxis digitalisieren
Heute führt kein Weg mehr daran vorbei, die Praxis zu digitalisieren. Wenn bereits eine eigene Praxis-Webseite besteht, ist das ein sehr guter Schritt in die richtige Richtung. Aber eine professionelle Internetpräsenz reicht längst nicht mehr aus. Die Digitalisierung lässt sich darüber hinaus umfangreich fortsetzen, wenn es beispielsweise um die Terminvergabe und digitalem Check-In oder um die Vereinbarung von Online Sprechstunden geht. Die Verwendung einer individuell passenden Software ist hierbei das A und O. Zugleich kann die Praxisdigitalisierung dazu beitragen, die Kommunikation mit Patient:innen, Interessent:innen und Geschäftspartner:innen zu verbessern und spezifische Leistungen und Angebote hervorzuheben. Mit professionellem Content Marketing und dem „maßgeschneiderten“ Einsatz von SEM und SEO werden moderne Praxen buchstäblich „gut gefunden“.
Patient:innenfeedback – eine gute Praxis Bewertung ist entscheidend
Es empfiehlt sich, stets ein offenes Ohr für die Belange der Patient:innen zu haben. Gibt es gegebenenfalls eine Praxis Empfehlung oder besteht Verbesserungsbedarf? Zum Beispiel mit Blick auf das Behandlungsspektrum oder das allgemeine Leistungsportfolio? Interviews mit Patient:innen oder Zufriedenheitsumfragen sind wertvolle Tools, um die Patient:innenzufriedenheit zu eruieren und so den Praxis Erfolg zu verbessern. Meist sind diese im Praxisalltag nur schwerlich umzusetzen, sodass eine gezielte Unterstützung durch erfahrene Profis erforderlich ist.
Die Praxis Kosten reduzieren – für mehr Wirtschaftlichkeit
Man unterscheidet „gute“ und „schlechte“ Kosten. Erstere sind für den Praxis Erfolg sehr hilfreich, „falsche“ oder überflüssige Praxis Kosten zu reduzieren, ist hingegen unabdingbar, um eine bessere Wirtschaftlichkeit zu gewährleisten. In einem erfolgreichen Betrieb sind Mitarbeiter:innen das Kapital der Praxis und essenziell für weiteres Wachstum. So ist es ratsam, regelmäßig zu evaluieren und die guten bzw. schlechten Kosten aufzudecken. Wo wären Einsparungen sinnvoll und an welcher Stelle sollten Investitionen getätigt werden? Muss gegebenenfalls zusätzliches Personal eingestellt werden, um die Praxisleistung zu optimieren oder die Patient:innenzufriedenheit zu verbessern?
Eine optimale Auslastung der Räumlichkeiten
Durch eine objektive, professionelle Inaugenscheinnahme zeigt sich, wie bestehende Räumlichkeiten, Systeme oder Anlagen optimal ausgelastet werden können. Darüber hinaus sollte darüber nachgedacht werden, wann möglicherweise der geeignete Zeitpunkt gekommen ist, um eine Praxisvergrößerung in Erwägung zu ziehen. Welche Dinge sind hierbei zu beachten? Mit Hilfe externer Spezialisten können entsprechende Vorhaben zielgerichtet durchleuchtet und bei Bedarf in die Tat umgesetzt werden.
Struktur und Effizienz in unterschiedlichsten Prozessen
Aus der Vogelperspektive betrachtet kann am besten eruiert werden, wo es in der Praxis möglicherweise einen Verbesserungsbedarf gibt. Auch können dadurch Fragen nach der Effizienz im beruflichen Alltag oder im Umgang mit Patient:innen beantwortet werden. Wie lassen sich Wartezeiten minimieren oder Praxis Kosten reduzieren? Ein fundiertes fachliches Know-how ist zur Beantwortung dieser Fragen entscheidend. Referenzbeispiele und Benchmarks, aber auch erfahrene Profis leisten diesbezüglich wertvolle Dienste.
Fazit
Die objektive Begutachtung der Gegebenheiten im Praxisalltag durch erfahrene Spezialist:innen ist in vielerlei Hinsicht von Vorteil. Selbst wenn die Planung und Durchführung bedarfsgerechter Maßnahmen mit einem gewissen Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist, wird sich dieser Einsatz langfristig amortisieren.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und stehen Ihnen gerne für ein kostenloses Erstgespräch zur Verfügung. Was können wir für Sie tun?
